”Nu spricker planen igen, vad ska jag göra?”
När hände detta senast? (För mig förmodligen senast igår.)
En snabb och systematisk nyorientering minskar dina följdkostnader. Det finns gott om beprövade metoder runt beslutsfattning1, men vad gör vi när blixten slår ner och vi behöver reagera snabbt under stress?
”A plan is worthless, planning is everything” uttalade sig General ”Ike” Eisenhower2, som också kategoriserade uppgifter som viktiga och/eller bråttom i en matris3.
Här kommer min egen kortversion speciellt anpassad för blixtnedslag, och det tar inte mer än 5 minuter att gå igenom de viktigaste stegen 1 till 4.
Steg 1: Ingen panik
Lättare sagt än gjort. Jag brukar kort prata med en specialist utanför nedslagsområdet för att halvera pulsen.
Steg 2: Kom ihåg ditt (egentliga) mål
För att komma närmare kärnan av vad man vill uppnå. Enligt min erfarenhet får jag känslan av klarhet när jag prickar rätt4.
Steg 3: Frys din horisont
I en akutsituation behöver man fatta beslut som inte ifrågasätts under en viss tid. Eisenhowers beslutsmatris har ett bäst-före-datum, d.v.s.: inga nya uppgifter får komma emellan och vi ändrar inte på våra beslut.
Personligen börjar jag med en ytterst kort horisont (i minuter) som känns obehagligt rörig. Sedan ökar jag tidshorisonten (vilket känns bättre) tills den åter blir obehaglig och situationen känns för inlåst. Däremellan ligger tidsperioden som jag fryser.
Steg 4: Inventera uppgifterna
När blixten slår ner finns redan någon typ av ”att-göra-lista”. Komplettera den med uppgifter som har tillkommit. Var inte rädd om det blir för många uppgifter, det ordnar vi upp i nästa steg.
Steg 5: Dela upp i viktigt och inte viktigt
I akuta lägen använder jag nyckelfrågor: ”Vad är absolut nödvändigt för att nå målet? Kan jag nå målet utan att genomföra uppgiften?” Viktigt är att vara hård och separera ”must haves” från ”nice to haves”.
Steg 6: Dela upp i bråttom och inte bråttom
Här är nyckelfrågan: ”Blir fördröjningen oacceptabel om uppgiften genomförs efter frysperioden?”
Steg 7: Välj vad du gör
Självklart prioriterar jag ”Gör nu” för att agera med största effekt. Beroende på möjligheterna (tillgång till resurser för att kunna delegera och en tidshorisont för att kunna schemalägga) kan man minska förseningskostnaderna / cost of delay ytterligare.
Steg 8 (det viktigaste steget): Reflektera
Gör det i alla fall när frysperioden är över. Nästa blixt kommer garanterat att slå ner.
Hur gick det generellt? Vad fungerade bra? Hur fungerade de olika stegen? Höll frysperioden eller kom något emellan? Landade för mycket på ditt bord? Hur kan det bli nästa gång?
Bonus
- Förbered steg 1 och 2 för en snabb start. Har du en ”jourhavande vän” du kan ringa? Finns en tydlig målsättning?
- Skapa ett större handlingsutrymme i akutsituationer genom att optimera schemaläggning och delegering innan blixtnedslaget. När de är inkörda skapar du större marginaler till den egna ”gör-nu-rutan”.
- Ta hjälp om du stöter på patrull (även Eisenhower gjorde inte allt själv).
Vi kan hjälpa dig som reskamrat på alla steg och är bara ett klick bort.
1 Till exempel Stephen Covey: ”The 7 Habits of Highly Effective People”
2 Plans Are Worthless, But Planning Is Everything – Quote Investigator®
3 What Is Important Is Seldom Urgent and What Is Urgent Is Seldom Important – Quote Investigator®
4 Väcka dragkraften för ett aktivt förändringsarbete: Sätta din riktpunkt! – Tripleson
